Osoby zatrudniające pracowników zobligowane są do prowadzenia odpowiedniej ewidencji czasu pracy. Niestety w wielu przypadkach zasady prowadzenia ewidencji są łamane i dokumentacja prowadzona jest w sposób niewłaściwy. Z tego powodu wielu właścicieli firm decyduje się na powierzenie obsługi kadrowej i płacowej specjalistom biura rachunkowego.
W wielu przypadkach ewidencje pracowniczą utrudniły przepisy o ochronie danych osobowych. W jaki sposób dbać o RODO w firmie? O czym pamiętać w zakresie ewidencji czasu pracy pracowników?
Lista obecności w firmie
Lista obecności stanowi dodatkowy dokument ewidencji czasu pracy pracowników, na którego prowadzenie często decydują się pracodawcy. Lista obecności zawiera najczęściej:
- imię i nazwisko pracownika
- datę
- podpis pracownika
- określenie czasu pracy pracownika w danym dniu
Przeczytaj także: Indywidualny rachunek podatkowy
Lista obecności a RODO
Lista obecności powinna spełniać wymogi narzucone przez Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE w kwestii ochrony danych osobowych i ich przetwarzania.
Pracodawcy powinni zwrócić uwagę, aby dostęp do danych zawartych w liście obecności mieli tylko współpracownicy i uprawnione do tego osoby.
Warto tutaj zaznaczyć, że nie powinno się w liście obecności zawierać niepotrzebnych danych, czyli niesłużących potwierdzeniu obecności lub nieobecności pracownika (np. stan zdrowia).
Obsługa kadrowo-płacowa, czyli kompleksowa pomoc biura rachunkowego
Wielu przedsiębiorców decyduje się na pomoc biura rachunkowego w zakresie obsługi kadrowo-płacowej. Powierzając sprawy pracowników specjalistom mamy pewność, że wszelkie zasady i przepisy prawa stosowane są w sposób bezpieczny.
Istotne jest tutaj, aby nawiązać współpracę z doświadczonym biurem rachunkowym.