Założenie spółki nakłada na przedsiębiorcę różne obowiązki i zadania. Jedną z obowiązkowych czynności, jakie zobowiązany jest pełnić właściciel firmy jest kompleksowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Prawidłowy i przejrzysty zapis dokumentacji księgowej to jedna z podstaw dobrego funkcjonowania każdej działalności gospodarczej. Niezależnie czy przedsiębiorca działa samodzielnie, czy zatrudnia od kilku do kilkudziesięciu osób, powinien upewnić się, czy aby na pewno dział księgowy rzeczywiście wypełnia rzetelnie obowiązki nałożone przez przepisy i administrację skarbową.
W zależności od treści Kodeksu Spółek i prowadzonego rodzaju działalności, spółka może zostać zobowiązana do prowadzenia pełnej lub uproszczonej księgowości. Złożony system ewidencji dotyczy m.in. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Zgodnie z przepisami rachunkowymi pracownik, który zajmuje się pełną księgowością, zobowiązany jest do prowadzenia osobnego rachunku firmowego, sporządzania sprawozdania finansowego złożonego z rachunku zysków i strat, bilansu oraz informacji dodatkowej, a także wykazywać wszystkie płatności gotówkowe oraz operacje gospodarcze w formie bezbłędnego i sprawdzalnego zapisu.
Na pytanie kto może prowadzić księgowość spółki, można odpowiedzieć jednoznacznie, ponieważ za rachunkowość firmy odpowiadać może właściciel, zarząd, księgowy lub biuro rachunkowe.
Zewnętrzny podmiot nie zobowiązuje Klientów do stworzenia dodatkowego miejsca pracy, opłacania składki czy wysyłania pracowników na szkolenia w zakresie podatkowym. Pełna księgowość prowadzona przez zewnętrzne biuro rachunkowe jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które dopiero rozpoczynają przygodę z prowadzeniem firmy i nie chcą ponosić dużych kosztów.
Kolejnym plusem, który również przemawia za wybraniem outsourcingu rachunkowości jest stały dostęp do danych finansowych przedsiębiorstwa. W oparciu o nowoczesną technologię i oprogramowanie oraz szeroką wiedzę i doświadczenie ekspertów, właściciel biznesu może mieć wgląd w zapis przez cały czas, tym samym gwarantując sobie bezpieczeństwo i pewność prawidłowo sporządzonych danych.
Samodzielne prowadzenie księgowości dla działalności gospodarczej nie zawsze jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ nie wszyscy przedsiębiorcy dobrze orientują się w temacie przepisów podatkowych i prawnych.
Ponadto, wraz z rozwojem przedsiębiorstwa dobrze jest posiadać profesjonalne narzędzie analizy i kontroli, które pozwoli na dodatkowe zwiększenie efektywności firmy.
Alternatywnym sposobem, przeznaczonym dla podmiotów, których przychody ze sprzedaży towarów za rok obrotowy nie przekroczyły określonego prawnie limitu jest uproszczona księgowość.
Prosta ewidencja nie wymaga zapisu każdej operacji gospodarczej, a treść dokumentacji jest bardziej przejrzysta dla przedsiębiorców. Ponadto – podatnicy, którzy opłacają podatek od osiągniętych dochodów mogą zostać z niego w niektórych sytuacjach zwolnieni np. jeżeli firma w danym okresie nie osiągnęła przychodów. Bez względu jednak jaki sposób księgowości prowadzony jest w przedsiębiorstwie, powierzenie spraw rachunkowych na zewnątrz to duża zaleta.