KPiR stanowi jedną z trzech form tak zwanej uproszczonej księgowości. Stanowi system ewidencji księgowej, w której dokonuje się zapisu:
– wszystkich przychodów – ze sprzedaży i świadczenia usług oraz pozostałych przychodów,
– wszystkich zakupów towarów handlowych i materiałów podstawowych,
– kosztów ubocznych związanych z zakupami,
– wynagrodzeń w gotówce i naturze,
– pozostałych wydatków związanych z prowadzona działalnością.,
– kosztów prac badawczo – rozwojowych.
Do prowadzenia KPiR zobowiązane są:
– osoby fizyczne osiągające przychód z pozarolniczej działalności, stosujące podatek liniowy lub zasady ogólne jako formę opodatkowania przychodu,
– spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie – jeśli w poprzednim roku nie przekroczyły limitu 2 mln euro przychodu.
W wyjątkowych sytuacjach można uzyskać zwolnienie z prowadzenia KPiR lub poszczególnych czynności, które w jej ramach są wykonywane. Okoliczności gwarantujące zwolnienia muszą być związane:
– ze złym stanem zdrowia lub wiekiem osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji,
– rodzajem i rozmiarem prowadzonej działalności.
Aby uzyskać zwolnienie należy złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego.