Elektroniczny obieg dokumentów księgowych

Ze względu na możliwość zaoszczędzenia czasu, zarówno biura rachunkowego, jak i jego klientów, coraz więcej firm oferujących outsourcing decyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów, zgodnie z definicją, to potoczne określenie systemu informatycznego, działający w oparciu o cyfryzację dokumentacji, który umożliwia elektroniczny przepływ informacji pomiędzy obiektami biorącymi udział w procesie ich przetwarzania. Zalety elektronicznego obiegu dokumentów. Jego nadrzędnym celem jest usprawnienie pracy oraz zapewnienie bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów.

Przeczytaj także: Wszystko o indywidualnej interpretacji podatkowej

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Do największych korzyści płynących z tego rozwiązania możemy zaliczyć:

  • oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności drukowania dokumentów oraz dostarczania ich papierowej wersji do biura rachunkowego,
  • pełne bezpieczeństwo, dzięki kontrolowaniu przepływu informacji oraz całkowitemu ograniczeniu ryzyka utraty danych,
  • integralność z aplikacją lub systemem elektronicznym, umożliwiającym wgląd do dokumentacji o każdej porze i w każdym miejscu, za pomocą urządzenia podłączonego do sieci.,
  • możliwość szybkiego przeszukiwania dokumentacji,
  • brak konieczności organizowania przestrzeni do przechowywania dokumentów księgowych.

Elektroniczny obieg dokumentów w ujęciu prawnym

Przepisy prawa pozwalają na korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. Stosują go nie tylko prywatne firmy, w tym biura rachunkowe, ale również urzędy i instytucja administracji państwowej. Platforma ePUAP stanowi najlepszy przykład – umożliwia ona załatwianie wielu spraw urzędowych, bez konieczności dostarczania dokumentów w formie papierowej. Zgodnie z przepisami istnieje tylko kilka rodzajów dokumentów, które muszą mieć formę tradycyjną, z założenia jeśli nie ma w ustawie wzmianki na ten temat, pismo może zostać sporządzone i archiwizowane elektronicznie.