Ze względu na możliwość zaoszczędzenia czasu, zarówno biura rachunkowego, jak i jego klientów, coraz więcej firm oferujących outsourcing decyduje się na wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów.
Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów, zgodnie z definicją, to potoczne określenie systemu informatycznego, działający w oparciu o cyfryzację dokumentacji, który umożliwia elektroniczny przepływ informacji pomiędzy obiektami biorącymi udział w procesie ich przetwarzania. Zalety elektronicznego obiegu dokumentów. Jego nadrzędnym celem jest usprawnienie pracy oraz zapewnienie bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów.
Przeczytaj także: Wszystko o indywidualnej interpretacji podatkowej
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Do największych korzyści płynących z tego rozwiązania możemy zaliczyć:
- oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności drukowania dokumentów oraz dostarczania ich papierowej wersji do biura rachunkowego,
- pełne bezpieczeństwo, dzięki kontrolowaniu przepływu informacji oraz całkowitemu ograniczeniu ryzyka utraty danych,
- integralność z aplikacją lub systemem elektronicznym, umożliwiającym wgląd do dokumentacji o każdej porze i w każdym miejscu, za pomocą urządzenia podłączonego do sieci.,
- możliwość szybkiego przeszukiwania dokumentacji,
- brak konieczności organizowania przestrzeni do przechowywania dokumentów księgowych.
Elektroniczny obieg dokumentów w ujęciu prawnym
Przepisy prawa pozwalają na korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. Stosują go nie tylko prywatne firmy, w tym biura rachunkowe, ale również urzędy i instytucja administracji państwowej. Platforma ePUAP stanowi najlepszy przykład – umożliwia ona załatwianie wielu spraw urzędowych, bez konieczności dostarczania dokumentów w formie papierowej. Zgodnie z przepisami istnieje tylko kilka rodzajów dokumentów, które muszą mieć formę tradycyjną, z założenia jeśli nie ma w ustawie wzmianki na ten temat, pismo może zostać sporządzone i archiwizowane elektronicznie.