Dowody księgowe to prawidłowo sporządzone dokumenty źródłowe odzwierciedlające daną operację gospodarczą w jednostce. Dowody księgowe, wystawione w poprawny sposób, stanowią podstawę zapisów księgowych.
Dowód księgowy musi odpowiadać ściśle określonym wymaganiom co do treści i formy, a co więcej nie może zawierać żadnych błędów i musi być kompletny. Wyróżnia się kilka rodzajów dowodów księgowych. Są nimi:
- dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty od zewnętrznych kontrahentów
- dowody zewnętrzne własne, czy dokumenty wystawiane przez jednostkę i przekazywane w oryginale kontrahentom
- dowody wewnętrzne, czyli te, które dotyczą dokumentowania operacji wewnątrz jednostki
Niektóre dowody księgowe sporządzane są w walucie obcej, co zobowiązuje przedsiębiorcę do odpowiedniego przeliczenia wartości znajdujących się w dowodzie, a w razie kontroli organów podatkowych lub białego rewidenta konieczne jest zapewnienie wiarygodnego tłumaczenia dokumentu na język polski.
Poprawne, czytelne i trwałe dowody księgowe powinny spełniać funkcję:
- dowodową,
- informacyjną,
- księgową,
- oraz kontrolną.
- Wystawiony dowód księgowy niezwłocznie musi zostać przekazany do podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej.