Czym są dowody księgowe?

Dowody księgowe to prawidłowo sporządzone dokumenty źródłowe odzwierciedlające daną operację gospodarczą w jednostce. Dowody księgowe, wystawione w poprawny sposób, stanowią podstawę zapisów księgowych.

Dowód księgowy musi odpowiadać ściśle określonym wymaganiom co do treści i formy, a co więcej nie może zawierać żadnych błędów i musi być kompletny. Wyróżnia się kilka rodzajów dowodów księgowych. Są nimi:

  1. dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty od zewnętrznych kontrahentów
  2. dowody zewnętrzne własne, czy dokumenty wystawiane przez jednostkę i przekazywane w oryginale kontrahentom
  3. dowody wewnętrzne, czyli te, które dotyczą dokumentowania operacji wewnątrz jednostki

Niektóre dowody księgowe sporządzane są w walucie obcej, co zobowiązuje przedsiębiorcę do odpowiedniego przeliczenia wartości znajdujących się w dowodzie, a w razie kontroli organów podatkowych lub białego rewidenta konieczne jest zapewnienie wiarygodnego tłumaczenia dokumentu na język polski.
Poprawne, czytelne i trwałe dowody księgowe powinny spełniać funkcję:

  • dowodową,
  • informacyjną,
  • księgową,
  • oraz kontrolną.
  • Wystawiony dowód księgowy niezwłocznie musi zostać przekazany do podpisania osobie odpowiedzialnej za dokonanie operacji gospodarczej.